10 consigli pratici per gestire al meglio la contabilità in azienda

Una corretta gestione dell’azienda parte dalla contabilità. Gestire correttamente i flussi monetari in entrata e in uscita può letteralmente “salvare” la tua impresa.

Una buona gestione della contabilità aziendale, infatti, può farti risparmiare molto denaro e anche evitare contenziosi con l’Agenzia delle Entrate.

Il grande balzo in avanti permesso dalla digitalizzazione dei sistemi contabili ti offre queste possibilità: ridurre i contenziosi; ridurre i tempi di lavoro; ridurre le spese. Il risultato è una azienda con i conti in ordine, in definitiva, un’impresa solida.

Ecco perché ti proponiamo di perfezionare la gestione della contabilità aziendale con i 10 consigli qui riportati. Mettili in pratica e ben presto noterai il cambiamento.

Che cos'è la contabilità aziendale e a cosa serve?

La contabilità aziendale è uno strumento esistenziale per una azienda, poiché garantisce ogni tipo di rapporto di scambio tra l’attività produttiva e il mondo esterno all’impresa.

Attraverso la contabilità aziendale, infatti, ogni impresa ha sotto mano le informazioni necessarie per compiere azioni direttive quali: gestire; programmare; controllare l’attività.

Grazie alla contabilità aziendale, dunque, l’impresa può prendere decisioni sul da farsi. Ad esempio, per organizzare il processo di produzione a partire dal reperimento delle materie prime necessarie per produrre i beni finali destinati alla vendita.

Discorso non dissimile si applica anche alle società di servizio, cioè a quelle che offrono al cliente un bene immateriale.

In sintesi, la contabilità aziendale serve alla corretta gestione dell’impresa e senza non potrebbe esserci controllo delle entrate e delle uscite economiche.

Cosa serve per la contabilità di qualsiasi azienda

Per gestire la contabilità di una azienda servono un insieme di competenze e di strumenti pratici che possano tenere in ordine i conti e fornirti un quadro sempre chiaro e aggiornato dei flussi di cassa: in entrata e in uscita.

Le competenze le trovi affidandoti a un commercialista esterno, quando la tua impresa è di piccole dimensioni, oppure assumendo uno o più risorse da inserire nel reparto contabile quando la società ha da gestire un numero rilevante di persone, di sedi e di merci.

Quando parliamo di strumenti pratici intendiamo i tradizionali software per la gestione della contabilità, ma anche servizi bancari e finanziari di nuova generazione capaci di offrirti servizi contabili già integrati.

Prendiamo Qonto, un conto business ideato per la semplificazione della quotidianità bancaria delle imprese. Nel conto con IBAN italiano e carte Mastercard business associate, la tua azienda ha la possibilità di creare e inviare le fatture elettroniche ai clienti tramite il sistema SDI, ma anche di riceverle dai fornitori.

Qonto implementa anche un potente sistema di gestione delle spese con cui puoi: impostare limiti di spesa; delegare le spese; mantenere il controllo delle entrate e delle uscite.

Per quanto riguarda strettamente la contabilità, Qonto ti permette di digitalizzare le ricevute, di categorizzare le spese e di dare autonomia al tuo contabile o commercialista. Quest’ultimo può anche accedere in sola lettura alle transazioni finanziarie operate con il conto.

Come gestire la contabilità della tua azienda in 10 passi

A seguire forniamo 10 consigli su come puoi gestire la contabilità della tua azienda, con l’obiettivo di ridurre le ore di lavoro e i costi accessori.

1 - Spese personali e aziendali separate

Quando si gestisce una piccola impresa è comodo unire le spese dell’azienda con quelle legate alla quotidianità personale.

Tuttavia, una corretta gestione della contabilità aziendale passa anche per una separazione del bilancio familiare da quello dell’impresa. Operando la separazione ti sarà più chiaro dove stanno andando a finire i soldi della tua attività imprenditoriale.

2 - Entrate e spese in regola

Per gestire le entrate e le uscite puoi utilizzare un software di gestione. Rispetto alla contabilità cartacea fai prima a trovare ciò che cerchi, ed è più difficile che tu perda le ricevute delle spese effettuate dai collaboratori.

La digitalizzazione, piuttosto che un costo, è un vantaggio economico per le imprese e in particolare per quelle con una certa complessità contabile.

La società Pleo, per esempio, mette a disposizione delle aziende carte di pagamento virtuali e fisiche per gestire tutte le spese effettuate dai dipendenti, comprese quelle relative al chilometraggio.

La piattaforma ideata da Pleo ti permette di gestire i limiti di spesa di tutte le carte emesse, e di controllarle in qualsiasi momento: anche per bloccarle. Secondo una indagine interna condotta da Pleo sui suoi clienti, è emerso che gli amministratori delle aziende risparmiano 138 ore di lavoro ogni anno e il 72% degli intervistati ha ottenuto una visione migliore delle uscite di denaro dal conto aziendale.

3 - Essere sempre aggiornati con le tasse

Presi da mille impegni e appuntamenti potrebbe sfuggire il pagamento della rata INPS o dell’acconto Irpef o Irap di novembre, giusto per riportare un paio di esempi.

Un semplice calendario fiscale da tenere a portata di smartphone può risultare utile, se consultato periodicamente.

In alternativa, affidati a un servizio di gestione della contabilità che ti ricorda in anticipo quando devi pagare le tasse e l’INPS. Un servizio come Fiscozen, ad esempio, è ideale in tal senso perché, oltre a gestirti la partita IVA e l’emissione delle fatture, ti tiene sempre al passo con le scadenze fiscali.

4 - Casse automatiche

Quando hai da gestire uno o più punti vendita sempre molto frequentati, la gestione del denaro e dei pagamenti è cruciale. Per evitare lunghe code alle casse potresti dotarti di casse automatiche dove il cliente porta a termine l’acquisto da solo.

Le casse automatiche sono utilissime anche nei negozi dove si somministrano gli alimenti, perché la normativa HACCP vieta a chi serve alimenti di maneggiare il contante.

Inoltre, le casse automatiche possono essere collegate al software gestionale per la riconciliazione automatica di tutti gli acquisti.

5 - Controlla regolarmente tutti i conti

Effettua dei controlli costanti della contabilità. Ricorda che più essa è complessa e chiede di registrare molte transazioni, maggiori sono le possibilità di commettere degli errori.

Un buon metodo per effettuare dei riscontri pratici ti viene offerto dalle app dell’open banking, con cui puoi controllare tutti i tuoi conti corrente da una sola applicazione. Ciò ti permette di verificare in poco tempo se hai inserito nel gestionale tutte le spese.

In alternativa, usa Qonto che ti permette anche di collegare il conto ad un software gestionale come TeamSystem.

6 - Fatti seguire da un professionista contabile, un ragioniere o un commercialista

Gestire in autonomia anche la contabilità è una impresa nell’impresa. Affidarsi a un professionista non dovrebbe essere visto come “un'altra voce passiva da aggiungere al bilancio”, anzi, la costante evoluzione della normativa (spesso di anno in anno) impone la presenza di un commercialista esterno o in azienda.

Il digitale ha ridotto notevolmente i costi di gestione della contabilità, e piattaforme come la già citata Fiscozen possono permettere alle PMI di gestire in modo efficace ogni aspetto economico della propria impresa a costi contenuti. Emissione di fatture elettroniche, andamento del fatturato, fatture dei fornitori, scadenze e dichiarazione dei redditi, vengono gestiti attraverso un solo canale: semplice e trasparente.

7 - Conosci i principali concetti contabili

La contabilità aziendale vive di un linguaggio tutto suo. Termini come partita doppia, che significa registrare lo stesso importo in due conti distinti, uno relativo all’origine e l’altro relativo alla destinazione, è cruciale per capire dove si possono annidare eventuali errori.

Avere a portata di mano un libro base con la definizione dei principali termini e concetti di contabilità aziendale potrebbe togliere d’impaccio in molte situazioni.

8 - Scegli un buon software di contabilità

Nei casi in cui la contabilità dell’impresa raggiunge un certo livello di contabilità, risulta necessario dotarsi di un software contabile adeguato.

Il mercato offre una quantità infinita di soluzioni tra cui poter scegliere. Tra i migliori software di gestione contabile in Italia trovi i software Zucchetti e le soluzioni TeamSystem. Queste ultime operano in Cloud per la massima flessibilità e sicurezza dei tuoi dati contabili.

9 - Registra tutte le transazioni

Tutte le transazioni hanno rilevanza ai fini contabili. Può apparire ovvio, ma non sempre lo è. Qualsiasi spesa effettui in relazione alla tua attività d’impresa, anche se di pochi euro, va registrata in modo tempestivo.

In questo modo sarà più semplice capire dove si dirigono i flussi monetari della tua azienda. Perché anche un euro di spesa conta, in particolare se diventa routine quotidiana.

10 - Cerca sempre aiuto e chiedi a chi ci è già passato

Chiedere consigli può salvare l’attività imprenditoriale da spiacevoli inconvenienti, tuttavia è sempre bene rivolgere la giusta domanda alle persone più qualificate.

Le risposte generali al nostro quesito, che spesso troviamo facendo una ricerca personale, andrebbero calate nel contesto specifico che riguarda il nostro caso e avallate da un professionista che di contabilità aziendale se ne intende.

Lasciati aiutare nella gestione contabile da servizi e conti di ultima generazione come Qonto.