La gestione delle spese? Collaborativa!

La gestione delle spese aziendali coinvolge tutti gli attori di un’azienda - manager, dipendenti e team finanziari - impattando sulle loro attività quotidiane in termini di tempi e di costi.

E se la gestione collaborativa delle spese fosse la soluzione migliore per semplificare e ottimizzare questi processi, aiutando l’azienda a risparmiare, crescere e innovarsi?

Perché il modello collaborativo è più efficiente

Per Norbert Alter, sociologo francese, “l’azienda funziona, produce e innova perché i dipendenti si impegnano a dedicarsi ai suoi progetti”. Quello della cooperazione, dunque, è un fattore strategico all’interno di un’azienda e può diventare il presupposto di migliori performance dal punto di vista della produttività e, a lungo termine, anche in termini di redditività e crescita aziendale.

Il meccanismo di fondo è semplice: attraverso un modello collaborativo, si rendono i membri del team più autonomi e indipendenti, e questo li fa sentire maggiormente coinvolti e motivati verso il raggiungimento degli obiettivi condivisi.

È uno scambio che richiede un impegno sia da parte dei manager sia dei collaboratori, perché implica uno spostamento delle linee guida aziendali e la ridefinizione del coinvolgimento e della responsabilità di ogni individuo.

Alla base di questo cambiamento, infatti, c’è il passaggio da un modello tipicamente verticale a un approccio più orizzontale all’organizzazione del lavoro, attraverso un’applicazione della leadership che diventa anch’essa collaborativa.

Leadership collaborativa: fiducia, responsabilizzazione e innovazione

Secondo il professore della Duke University Edward Marshall, esperto in cultura della leadership e consulente Fortune 500, i presupposti della leadership collaborativa sono la fiducia, la responsabilizzazione e la sicurezza psicologica. Questi, secondo il professore, sono i fattori fondamentali attraverso cui far crescere il senso di appartenenza dei team all’azienda, incoraggiandoli a dare il meglio di sé, ad esprimere il proprio talento e a performare meglio - sia a livello di singoli individui, sia nel raggiungimento degli obiettivi comuni.

D’altra parte, continuando a citare Marshall, “People take care of what they own. They don’t wash rented cars”: più un collaboratore si sentirà responsabilizzato e maggiore sarà lo spazio che gli verrà riconosciuto in termini di autonomia all’interno del team e dell’azienda di cui fa parte, maggiore sarà la sua soddisfazione e, di conseguenza, il suo commitment.

Ciò implica migliori performance a livello aziendale e permette all’organizzazione di crescere e di innovarsi proprio attraverso la collaborazione.

Sinergia vs Silos: la collaborazione sostituisce il modello verticale

La gestione collaborativa dei processi aziendali diventa quindi oggi l’alternativa all’organizzazione in silos, ossia a quelle strutture organizzative basate sulla rigida divisione delle competenze e delle responsabilità per funzione, divisione o team di progetto.

Un modello tradizionale ormai superato, o che dovrebbe esserlo, perché incapace di ottimizzare e snellire i processi di comunicazione e condivisione dei dati e delle informazioni all’interno dell’azienda, diventando ostacolo all’innovazione e alla crescita del business.

Al posto dei silos, invece, la sinergia e la flessibilità tipiche di un ecosistema lavorativo collaborativo, dove ogni dipendente guadagna in termini di autonomia e di partecipazione, con una conseguente ottimizzazione dei processi aziendali in ottica di tempi, costi e organizzazione del lavoro.

La pandemia come acceleratore del cambiamento

L’adozione di un paradigma di lavoro collaborativo ha subito una recente accelerazione a causa della pandemia che - in un contesto di distanza fisica forzata e di necessaria e inaspettata necessità di riorganizzare in chiave smart i processi lavorativi - ha messo ancora più in evidenza il valore della collaborazione per garantire la business continuity.

L’emergenza sanitaria, infatti, ha evidenziato la necessità per le imprese di apportare modifiche tecnologiche e di processo per favorire l'agilità e l'adattabilità della forza lavoro. Ciò ha incluso non solo investimenti in nuovi spazi (virtuali) di lavoro collaborativo, ma anche l’introduzione di strumenti di gestione per ottimizzare l’esperienza e la produttività dei dipendenti, con un occhio di riguardo verso la digitalizzazione e la tecnologia.

La gestione collaborativa delle spese

Il modello collaborativo può essere applicato a tutte le aree del business aziendale, a cominciare dalla gestione finanziaria.

Il presupposto, in questi casi, è la condivisione con il proprio team di un obiettivo comune: risolvere le problematiche quotidiane legate alla gestione delle spese aziendali.

Si tratta infatti di ostacoli che coinvolgono tutti gli attori di un'azienda - manager, dipendenti e team finanziari - e che implicano la perdita di tempo e di denaro, oltre alla frustrazione generata dal dedicarsi ad operazioni ripetitive e a scarso valore strategico come la compilazione o la raccolta delle note spese.

La gestione collaborativa delle spese offre in questo caso molteplici vantaggi a tutti i livelli dell'azienda.

Quali?

• Innanzitutto, consente ai dipendenti di risparmiare tempo e di dedicarlo ad attività ad alto valore aggiunto per l'impresa;
• I manager beneficiano di un aumento della produttività e di prestazioni migliori da parte del team, che a lungo termine promuovono la crescita globale dell'attività;
• Il CFO (o il Dipartimento Finanziario) può finalmente abbandonare la gestione delle note spese per dedicarsi a operazioni più strategiche;
• I dipendenti non devono più anticipare spese per conto dell'azienda né attendere per ottenere un rimborso.

Un esempio concreto: gestione piramidale vs gestione collaborativa delle spese

Un esempio può essere utile per comprendere l’impatto su tutti i livelli dell’azienda di un determinato modello di gestione delle spese.

Immaginiamo A e B, due aziende che hanno molto in comune. Operano nello stesso settore e i loro dipendenti effettuano in media lo stesso numero di spese aziendali mensili. Tuttavia, la società A dedica molto più tempo alla gestione dei pagamenti. Perché?

A. Gestione piramidale delle spese aziendali

I dipendenti dell'azienda A anticipano le spese con la propria carta personale.

Risultato:

I dipendenti devono conservare tutti i giustificativi cartacei e, in caso di smarrimento, non è garantito il rimborso delle somme anticipate.

I manager hanno poco controllo sulle spese sostenute dal proprio team e possono verificarle solo dopo la compilazione di ogni singola nota spese.

Il CFO deve gestire un ampio flusso di note spese e, se necessario, sollecitare i dipendenti. Inoltre deve inserire le informazioni richieste (IVA, data della spesa, importo della spesa, ecc.) manualmente, con il rischio di commettere errori.

B. Gestione collaborativa delle spese aziendali

L'azienda B ha scelto una gestione delle spese aziendali di tipo collaborativo. Per fare ciò, ipotizziamo che ai dipendenti sia stata consegnata una carta configurabile e che sia stato scelto di digitalizzare l’intero processo.

Risultato:

I dipendenti non devono più anticipare spese e, di conseguenza, non devono più compilare una nota spese per essere rimborsati. Tutto quello che devono fare è fotografare i giustificativi di spesa e conservarli in uno spazio sicuro.

I manager hanno una maggiore visibilità sulle spese effettuate dei team: possono impostare le carte fissando importi massimi di pagamento e monitorare le spese in tempo reale.

Il CFO non perde più tempo a monitorare le note spese. Ha accesso a ricevute e fatture in formato digitale tramite un clic, con una piattaforma sicura.

Il commercialista ha un accesso facilitato a tutte le informazioni utili per svolgere il proprio lavoro.

L'intero team guadagna in produttività e, soprattutto, ogni collaboratore può dedicarsi a compiti più gratificanti.

Conclusioni

Una gestione collaborativa delle spese aziendali, quindi, assicura un duplice risultato: un notevole risparmio di tempo e un guadagno in termini di efficacia dei processi. Senza contare la motivazione e il commitment maggiore da parte dei dipendenti, grazie all’autonomia su cui si trovano a poter contare e alla possibilità di investire il proprio tempo in attività meno ripetitive e più strategiche.

Tutto questo, ovviamente, a patto che per implementare la collaborazione si usino gli strumenti giusti, in grado di snellire i processi e, al contempo, di garantire la regolarità e la sicurezza. In questo modo si può delegare senza perdere il controllo e tutto il team può procedere allo stesso ritmo e nella stessa direzione, quella aziendale.