Cinque errori da evitare quando si crea una nuova azienda

Perdere di vista i flussi di cassa, trascurare amministrazione e contabilità, spendere troppo per ufficio e software: 5 consigli per non fallire.
cinque errori da evitare quando si crea una nuova azienda

L’avvio di una nuova impresa è sempre un momento entusiasmante: progetti il tuo prodotto, parti con lo sviluppo, definisci una strategia per portarlo sul mercato e cerchi di attrarre investitori. Ragioni sulle scelte da fare partendo dal tuo progetto oppure osservando gli altri, senza però considerare il punto di partenza: quello che è davvero necessario e le (scarse) risorse a disposizione.

Secondo molti analisti di settore, infatti, le aree critiche per una nuova impresa riguardano la capacità di generare flussi di cassa stabili che permettano di lavorare con serenità, oltre alla semplice acquisizione dei clienti o sviluppo del prodotto.

Per questo gli imprenditori - di startup o altra impresa che sia - devono imparare fin da subito a utilizzare le proprie risorse con intelligenza, cercando di evitare gli errori più comuni riportati in basso:

Errore 1: affittare un ufficio costoso

ufficio startup

Molti imprenditori considerano l’ufficio come il luogo che deve rispecchiare il carattere della società. Che sia in un grattacielo di lusso o in un capannone stile industriale, è fuori dubbio che il valore del luogo in cui il proprio team lavora stimoli la produttività, con la possibilità di avere un impatto sulle vendite, se si accolgono i clienti in loco.

Tuttavia, è davvero una risorsa necessaria nelle prime fasi di sviluppo dell’azienda? Quegli imprenditori visionari della Silicon Valley, che hanno fondato la propria impresa nei garage di casa, non hanno fatto altro che portare i propri costi fissi al minimo.

Inoltre, la pandemia ci ha dimostrato che lavorare da remoto (indipendentemente che sia da casa propria o in riva al mare) non riduce la produttività, ma anzi a volte la aumenta. C’è quindi da chiedersi, è davvero necessario farsi carico del costo fisso di un grande ufficio? Riesco a raggiungere gli stessi risultati nei prossimi 6 o 12 mesi, anche con qualcosa di più scomodo e meno costoso?

Chiaramente non intendiamo sostenere che la scelta del proprio ufficio è irrilevante, ma l’opposto: è una decisione che va ponderata valutando risorse disponibili e obiettivi, rendendo anche questo costo una forma di investimento che deve portare i suoi benefici, che siano soddisfazione del team, risparmio sui costi o la prima impressione di potenziali clienti.

Errore 2: risparmiare sulle cose sbagliate

Avendo ragionato sul costo dell’ufficio in termini di risparmio, la stessa considerazione può essere estesa su qualsiasi scelta aziendale, con però qualche riserva. A volte può valere la pena impegnarsi maggiormente con un investimento in strumenti di qualità superiore o con performance più affidabili.

È normale trovare infatti molti nuovi imprenditori che tendono a optare per soluzioni poco costose, senza rendersi conto che questa decisione può costare molto caro in seguito. Il confronto di prezzo tra software o hardware diversi è infatti da valutare rispetto al valore aggiunto che può portare non solo oggi, ma anche nel lungo periodo.

Vale lo stesso discorso fatto per l’ufficio: non considerare questa spesa come un costo, ma come investimento. Ogni investimento deve avere un suo ritorno più che proporzionale, anche se non definito in termini meramente finanziari.

Con l'aiuto di strumenti digitali, per esempio, si possono migliorare processi interni, che portano a una minore perdita di tempo e quindi di risorse. Un software di contabilità analitico potrebbe, invece, mostrarci dati relativi alla nostra performance, rendendo più semplice l’elaborazione di nuove strategie e la distanza dal raggiungimento dei KPI aziendali desiderati.

L’attenzione ai processi e ai dati è infatti la condizione minima per poter migliorare i propri risultati, innescando un processo di crescita costante.

Errore 3: Trascurare l’amministrazione e la contabilità

Diciamo la verità, tutti gli imprenditori amano vedere le proprie metriche crescere e probabilmente nessuno gradisce porre l’attenzione sulla sfera amministrativa: sebbene non faccia parte del core business, l’amministrazione insieme alla contabilità sono essenziali e contribuiscono in modo determinante alla vita dell'azienda - ed è esattamente ciò che molti aspiranti imprenditori sottovalutano.

Ad esempio, la contabilità è particolarmente soggetta a errori, quando viene svolta solo manualmente. L' integrazione di un software dedicato può essere un elemento chiave per semplificare l’amministrazione aziendale.

contabilità

In questo modo, non solo si riduce l’errore umano, ma si aumenta anche l'efficienza dei processi e l’accesso alle informazioni. Inoltre un software dedicato permette anche l’archiviazione sicura di documenti e ricevute importanti, senza dimenticare gli obblighi imposti dalla fatturazione elettronica.

L’approccio migliore è quello di farsi aiutare nella gestione amministrativa e contabile da un software che combini diverse funzioni: dal CRM e offerte alla gestione delle buste paga e dell'inventario alla registrazione di più conti bancari e metodi di pagamento.

Quale software possa avere più senso per la tua azienda dipende in gran parte dal tipo di azienda e dal budget a disposizione. Per chi lavora da un ufficio, il software desktop può funzionare bene. Tuttavia, se il tuo lavoro è principalmente a distanza e in movimento, l'accesso mobile tramite app è un vantaggio fondamentale.

Inoltre, il numero di funzioni specializzate e il tipo di report richiesti possono variare da azienda a azienda. Quali che sia il vostro business, è importante che il software gestionale scelto semplifichi le attività quotidiane, fornendo un aggiornamento in tempo reale delle spese sostenute e dei flussi di cassa.

Errore 4: sottostimare tempi e modalità di incasso

Monitoraggio dei clienti morosi e riconciliazione sono necessari per prevedere i propri flussi di cassa futuri. La fatturazione e il conto in banca devono essere due elementi che dialogano fra loro quanto più possibile.

Da un lato è quindi necessario tener presente il ritmo con cui si inviano le fatture ai clienti, che oltre ad avere tempi imposti dalla legge sono anche fondamentali per ottenere i pagamenti in tempi più brevi; dall’altro bisogna monitorare l’effettivo saldo delle fatture, onde evitare spiacevoli sorprese quando ormai è troppo tardi, quando sarà necessario correre ai ripari per recuperare lavori saldati solo parzialmente o in modo sbagliato.

È per questo che oltre alle funzionalità base, l’avere a disposizione uno strumento che ti evidenzia in modo chiaro quando inviare le tue fatture e quali di queste sono ancora da saldare, magari con promemoria automatici, aiuta gli imprenditori a minimizzare il tempo dedicato alla riconciliazione e a concentrarsi sull’attrazione di nuovi clienti.

Dall’altro punto di vista, offrire al proprio cliente diverse modalità di pagamento non fa altro che semplificare la vita del cliente stesso, che spesso si trova oberato di impegni e con poche disponibilità di tempo.

Proprio per questo motivo sono nate soluzioni di pagamento molto variegate, dal pay-by-link ai sistemi di payment initiation, o buy-now-pay-later molto diffusi nel mondo retail, che semplificano il processo di incasso e di conseguenza anche quello di fatturazione automatica.

Errore 5: Crescere “troppo”

Si può invece fallire per il troppo successo? Strumenti giusti e disciplina, pur essendo condizioni necessarie non restano sufficienti a garantire la sostenibilità di lungo periodo di una startup. La crescita comporta nuove sfide, evoluzione dei propri sistemi IT, oppure aumento le capacità di produzione e assunzione di nuovi dipendenti.

crescere troppo

In altre parole, crescere non comporta soltanto risultati ottenuti, ma anche maggiori costi e investimenti che possano sostenere quella crescita e non sempre le risorse che abbiamo a disposizione crescono di pari passo con il numero di clienti. Per questo il migliore consiglio che si può dare a un imprenditore è di crescere al giusto passo.

Questo concetto è vero in ogni contesto imprenditoriale. Nell’ecosistema startup è infatti consuetudine considerare che la crescita della propria base di clientela è tutto, ma ogni nuovo cliente porta con sé anche un costo di acquisizione, e il ritorno dell’investimento quasi sicuramente si otterrà soltanto nel lungo periodo. Come bilanciare quindi crescita “giusta” nel breve termine e massima sostenibilità nel lungo periodo?

Sicuramente nelle prime fasi di lancio di una startup si deve tener presente di due elementi paralleli. Da un lato, portare a bordo i primi clienti, migliorare il proprio MVP in base ai feedback ricevuti e mantenere il costo di acquisizione quanto più basso possibile. Dall’altro lavorare alla ricerca di investitori.

Sono questi, infatti, che dovranno sostenere la “spinta” sull'acceleratore. Sembra un controsenso, ma la crescita è abilitata dalle risorse più che il contrario. Per questo che una crescita eccessiva spesso può essere una delle cause di fallimento.

Questa mia selezione dei cinque errori più comuni mostra chiaramente come, nel corso del processo di lancio e crescita di una nuova impresa, molto dipende dalla giusta gestione delle risorse e degli strumenti da parte degli imprenditori. Purtroppo non esiste una singola “ricetta per il successo”.

La capacità di analisi e di giudizio restano sempre le migliori armi a disposizione di un imprenditore, nella sua costante ricerca del successo della propria attività.

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