Buste paga e conformità GDPR: il punto di vista di PayFit

In questo articolo PayFit analizza come il GDPR vada ad impattare la gestione della busta paga all'interno delle PMI.
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Buste paga e conformità GDPR il punto di vista di PayFit

Cos'è il GDPR?

Il GDPR è entrato in vigore il 25 maggio 2018; tuttavia, nonostante la notevole pubblicità che ha ricevuto, molte grandi aziende europee non hanno capito la sua importanza. Il GDPR influenza il modo in cui tutte le aziende europee si prendono cura dei loro dati. Questo include come li elaborano, così come come li conservano. Il nuovo regolamento sulla protezione dei dati colpisce ogni cittadino all'interno dell'UE e si applica a ogni azienda che opera nella regione.

Buste paga e GDPR

Il GDPR colpisce tutto ciò che utilizza i dati personali, compreso le buste paga. Questo regolamento ha aggiunto responsabilità alle persone che elaborano i dati, il che significa che la conformità non è più solo nelle mani dei controllori. Un ufficio paghe che desidera rimanere conforme al GDPR ha ora ulteriori obblighi di legge che deve seguire.

Relazione contrattuale

Il GDPR significa che c'è un numero maggiore di termini obbligatori che devono essere inclusi nei contratti tra un controllore e un processore. Tutto deve essere esposto in dettaglio, e in questo contratto deve essere menzionata una chiara descrizione dei dati coinvolti e del trattamento applicato ad essi.

Relazioni internazionali

Secondo il GDPR, le aziende non possono trasferire i dati a livello internazionale. Ad esempio, il paese in cui i dati vengono inviati deve beneficiare di una decisione di adeguatezza da parte della Commissione UE.

Fornitori di software per le buste paga

Le aziende sono tenute ad assicurarsi che il software delle buste paga che usano sia conforme al GDPR. Quando il GDPR è entrato in vigore, molti dei contratti per i diversi fornitori di software hanno dovuto essere aggiornati per garantire che fossero conformi al nuovo regolamento.

PayFit ha messo in atto processi interni rigorosi, compreso l'avere un prodotto costruito in conformità con il principio GDPR della privacy e design predefiniti.

Le tre azioni principali per garantire una buona protezione dei dati

Le aziende devono assicurarsi che i dipendenti sappiano di quali dati sono in possesso

Secondo il GDPR, i dati che le aziende detengono per un dipendente devono essere completamente trasparenti. Le aziende devono informare i loro dipendenti sul trattamento dei dati - ad esempio i destinatari e l'archiviazione. In alcuni casi, i datori di lavoro potrebbero anche dover rispondere alle richieste di modifica o addirittura di cancellazione dei dati di un dipendente entro un mese.

Minimizzare i dati - sbarazzarsi di tutto ciò che non è necessario

Poiché le aziende non possono più raccogliere informazioni a meno che non abbiano uno scopo definito, tutti i dati che non hanno un uso specifico non dovrebbero essere raccolti. Tali informazioni dovrebbero essere cancellate, rese anonime o archiviate in un database separato e sicuro una volta che il loro scopo è stato raggiunto.

Come il dipendente riceve la sua busta paga

Le aziende possono continuare a spedire le buste paga ai dipendenti per posta o per e-mail - a condizione che siano messe in atto misure di sicurezza appropriate. Per garantire la sicurezza generale, si raccomanda di spostare questo processo su un sistema online protetto da password e con autenticazione a due fattori. A causa del GDPR, molti fornitori di buste paga stanno cercando di adottare questo servizio. Un'opzione self-service permetterà ai dipendenti di visualizzare facilmente tutti i loro dati in un unico luogo, e fornire visibilità di altre informazioni, come le ferie annuali non godute.

Come può aiutare PayFit?

Attraverso le maggiori misure di sicurezza in atto, così come i sistemi protetti da password che sono di facile accesso per i dipendenti, i datori di lavoro possono garantire la conformità al GDPR utilizzando PayFit come fornitore di software per le buste paga. PayFit si impegna a proteggere i dati e ad assicurare che tutte le migliori pratiche siano messe in atto. Ha conseguito il certificato ISO 27001 e ci sottoponiamo a verifiche esterne su base annuale per garantire che continuiamo a soddisfare gli elevati standard che ci siamo imposti.